Privacy policy
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ Votre confiance est primordiale pour nous, c’est pourquoi nous tenons à assurer la protection de vos données personnelles en conformité avec les dispositions de la Loi fédérale sur la protection des données du 25 septembre 2020 (état au 1 er septembre 2023). Voisins Services SA, sise à Rue des Voisins 8, 1205 Genève, enregistrée au registre du commerce du canton de Genève sous le numéro CH-660.0.318.014-9, est responsable de la collecte, du traitement et de l'utilisation de vos données personnelles. Dans l'objectif de garantir une protection uniforme et conforme de vos données à travers l’ensemble de notre groupe, les filiales suisses de Voisins Services SA adhèrent également aux standards établis par la présente politique de confidentialité. Nous procédons au traitement de vos données personnelles dans le but de vous offrir nos services, de gérer nos relations contractuelles et commerciales avec vous, de répondre à vos demandes, ainsi que pour vous adresser des communications et informations relatives à nos services. Vous trouverez des informations plus détaillées dans les sections ci-dessous. Votre inscription à nos services et vos interactions avec nous via notre site internet, par des moyens électroniques ou autres supports de communication, ou l'utilisation d'autres contenus que nous vous proposons, impliquent votre acceptation de la présente politique de confidentialité. Pour toute question ou demande concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes : Par courrier : Voisins Services SA, Rue des Voisins 8, 1205 Genève Par courriel : dataprotection@voisins.ch Traitement des données 1. Appel de notre site web Voisins Services SA est l'opérateur du site web www.voisins.ch. Lorsque vous visitez notre site web, nos serveurs enregistrent temporairement chaque accès dans un fichier journal. Les données techniques suivantes sont enregistrées et stockées jusqu'à leur suppression automatique au plus tard après 180 jours, comme c'est le cas pour chaque connexion à un serveur web : l'adresse IP de l'ordinateur demandeur, le nom de votre fournisseur d’accès à Internet (généralement votre fournisseur d’accès Internet),
la date et l'heure de l'accès, le site web à partir duquel l'accès a été effectué (URL de référence), le cas échéant avec le terme de recherche utilisé, le nom et l'URL des données requises, le code de statut (par exemple, message d'erreur) le système d'exploitation de votre ordinateur, le navigateur que vous utilisez (type, version et langue), le protocole de transmission utilisé (par exemple, HTTP/1.1) et le cas échéant, votre nom d'utilisateur provenant d'un enregistrement ou d'une authentification. Ces données sont collectées et traitées dans le but de permettre l'utilisation de nos sites web et de nos applications (l'établissement de la connexion et l'échange de données), d'assurer en permanence la sécurité et la stabilité du système et de permettre l'optimisation de notre offre Internet. Les données sont également collectées à des fins statistiques internes. En outre, l'adresse IP est évaluée avec les autres données en cas d'attaques contre l'infrastructure du réseau ou d'autres utilisations non autorisées ou abusives du site web à des fins de clarification et de défense et, si nécessaire, utilisée dans le cadre de procédures pénales pour l'identification et pour les procédures civiles et pénales contre les utilisateurs concernés. 2. Contact via le numéro de téléphone habituel Vous avez la possibilité de nous contacter par téléphone. Vous êtes vous-même responsable des messages ou du contenu que vous nous envoyez par téléphone (par exemple : les commandes, les demandes d'achat, les demandes générales, etc.). Afin de pouvoir répondre à vos questions, nous pouvons vous demander de nous fournir des informations supplémentaires, par exemple votre nom complet, votre adresse, votre adresse e-mail, etc. Nous ne recueillerons de vous que les données qui sont nécessaires pour vous identifier (y compris votre numéro de téléphone) et pour répondre à vos questions de la meilleure manière possible ou pour fournir les services que vous avez demandés. 3. Contact par email ou courrier Vous avez la possibilité de nous contacter par e-mail ou par courrier. Vous êtes seul responsable des messages ou du contenu que vous nous envoyez de cette manière. Nous vous recommandons de ne pas transmettre d'informations sensibles. Seules les données personnelles que vous nous communiquez volontairement seront collectées. Vous décidez donc des informations que vous nous envoyez. Afin de répondre à votre demande par e-mail, nous pouvons vous demander de nous fournir des informations supplémentaires, telles que votre nom complet, votre adresse, votre numéro de téléphone, etc. Nous ne recueillerons que les données personnelles
qui sont nécessaires pour vous identifier (y compris votre adresse e-mail) et pour répondre à votre demande de la meilleure façon possible et nous les intégrerons à notre outil CRM qui se nomme HubSpot. Il est important que notifier le fait que cet outil est hébergé aux Etats-Unis. 4. Utilisation d'un formulaire de contact Vous avez la possibilité d'utiliser un formulaire de contact pour prendre contact avec nous. Pour cela, nous avons besoin des informations suivantes : Titre Nom et prénom Intitulé du poste (pour les clients professionnels) Entreprise (pour les clients professionnels) Fonction (pour les clients professionnels) Adresse Téléphone e-mail Remarques Les informations marquées d'un () sont obligatoires. Nous utilisons ces données à travers notre outil CRM HubSpot et uniquement pour répondre à votre demande de contact de la meilleure façon possible et personnalisée. 5. Abonnement à notre newsletter et marketing par e-mail Sur notre site web, vous avez la possibilité de vous abonner à notre lettre d'information. Un enregistrement est nécessaire à cet effet. Les données suivantes doivent être soumises lors de l'enregistrement : Titre Nom et prénom Adresse électronique Les informations marquées d'un () sont obligatoires. Après avoir saisi les informations ci-dessus, vous pouvez déclencher l'inscription à notre newsletter. Nous utilisons le mécanisme dit "Double-Opt-In". Après avoir envoyé l'inscription, vous recevrez un email de notre part contenant un lien de confirmation. Pour vous inscrire définitivement à la newsletter, vous devez cliquer sur ce lien. Si vous ne cliquez pas sur le lien de confirmation, l'adresse électronique figurant dans notre liste temporaire d'abonnés à la newsletter sera définitivement supprimée au bout de 24 heures et aucun abonnement ne sera effectué. Nous utiliserons vos données pour l'envoi de la newsletter jusqu'à ce que vous révoquiez votre consentement. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout
moment avec effet pour l'avenir ou cliquer sur le lien de désabonnement dans les e- mails de la newsletter. Notre newsletter d'information content les web-beacons (balises web) ou un moyen technique similaire (pixels espion). Les web-beacons sont des graphiques invisibles de 1x1 pixel qui sont associés à l'ID utilisateur de l'abonné à la newsletter correspondant. Les web-beacons nous donnent les informations suivantes sur l'envoi de la newsletter : Fichier d'adresses utilisé ; Objet et nombre des newsletters envoyées ; Informations sur les adresses qui ont reçu ou non la newsletter et sur les adresses où l'envoi a échoué ; Informations sur les adresses à partir desquelles la newsletter a été ouverte ; Informations sur les adresses qui ont été supprimées Informations techniques (par exemple, l'heure de la recherche, l'adresse IP, le type de navigateur et le système d'exploitation). Ces informations sont utilisées pour l'analyse statistique de l'envoi de notre newsletter. Les résultats de ces analyses peuvent être utilisés pour mieux adapter les futures newsletters aux intérêts des destinataires. Les web-beacons sont supprimée lorsque vous supprimez la newsletter. Pour empêcher l'utilisation des web-beacons, vous pouvez paramétrer votre programme de messagerie de manière à ce qu'aucun HTML ne soit affiché dans les messages, si ce n'est déjà le cas par défaut. Dans les pages suivantes, vous trouverez des explications sur la manière de procéder à ce réglage dans les programmes d'email les plus courants. Microsof Outlook Mail für Mac ("Charger le contenu supprimé dans les messages") En vous inscrivant à la newsletter, vous nous donnez votre accord pour le traitement des données fournies pour l'envoi régulier de la newsletter à l'adresse que vous nous avez indiquée ainsi que pour l'évaluation statistique du comportement d'utilisation et l'optimisation de la newsletter. 6. Cookies Les cookies contribuent de nombreuses façons à rendre votre visite sur notre site web plus facile, plus agréable et plus significative. Les cookies sont des fichiers d'information que votre navigateur Internet enregistre automatiquement sur le disque dur de votre ordinateur lorsque vous visitez notre site web. Nous utilisons des cookies, par exemple, pour enregistrer temporairement les services et les entrées que vous avez sélectionnés lorsque vous remplissez un formulaire sur nos pages web, afin que vous n'ayez pas à répéter l'entrée lorsque vous appelez une autre sous-page.
La plupart des navigateurs Internet acceptent automatiquement les cookies. Cependant, vous pouvez configurer votre navigateur de manière à ce qu'aucun cookie ne soit stocké sur votre ordinateur ou qu'un message apparaisse à chaque fois que vous recevez un nouveau cookie. Vous trouverez dans les pages suivantes des explications sur la manière de configurer le traitement des cookies avec les navigateurs les plus courants : Microsof Windows Internet Explorer Microsof Windows Internet Explorer pour les mobiles Mozilla Firefox Google Chrome de bureau Google Chrome pour les mobiles Apple Safari de bureau Apple Safari pour les mobiles La désactivation des cookies peut signifier que vous ne pourrez pas utiliser toutes les fonctionnalités de notre site web. 7. Tracking-tools / Outils de suivi A. Google Analytics Les sites web utilisent Google Analytics, un service d'analyse web de Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA. Google Analytics utilise des méthodes qui permettent d'analyser l'utilisation de notre site web, telles que les cookies (voir rubrique "Cookies"). Les informations suivantes sont générées par le cookie concernant votre utilisation de nos sites. Chemin de navigation du visiteur sur nos sites : Durée de séjour sur la page ou sous-page, Sous-page à partir de laquelle le site Internet est quitté, Pays, région, ou ville d’où le site est accédé, Dispositif (type, version, résolution, largeur et hauteur de la fenêtre du navigateur), Visiteur récurrent ou nouveau visiteur, Type et version du navigateur, Système d’exploitation utilisé, URL de référence (la page visitée précédemment), Nom d’hôte de l’ordinateur accédant (adresse IP) Heure de l’interrogation du serveur. Ces informations sont transmises à un serveur de Google, une société de la société holding Alphabet Inc., aux États-Unis et elles y sont stockées. Du fait de l’activation de l’anonymisation des IP sur ce site web, l’adresse IP est raccourcie avant la transmission aux États-Unis (anonymizeIP). L'adresse IP anonymisée transmise par votre navigateur dans le cadre de Google Analytics n'est pas combinée avec d'autres données de Google. Ce n'est que dans des cas exceptionnels que l'adresse IP complète sera
transférée à un serveur de Google aux États-Unis et y sera raccourcie. Dans ces cas, nous nous assurons, par un contrat de garante, que Google respecte un niveau adéquat de protection des données. Les informations sont utilisées pour évaluer l'utilisation de notre page web, pour composer des rapports sur les activités menées sur nos pages web et pour fournir d'autres services liés à l'utilisation de notre page web et à l'utilisation d'Internet à des fins d'études de marché et d’organisation de notre site Internet conformément aux besoins. Ces informations peuvent également être transférées à des tiers lorsque la loi l'exige ou lorsque des tiers traitent ces données pour le compte de Google. Selon Google, en aucun cas l’adresse IP n’est mise en relation avec d’autres informations concernant l’utilisateur. Les utilisateurs peuvent empêcher la collecte des données générées par le cookie et liées à l'utilisation du site web par l'utilisateur concerné (y compris l'adresse IP) à Google et le traitement de ces données par Google en téléchargeant et en installant le plugin du navigateur disponible. Vous trouverez de plus amples informations sur le service d'analyse web utilisé sur le site web de Google Analytics. B. Google Maps Nous utilisons Google Maps API (Applicaton Programming Interface, Google Maps) de Google Inc, 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA, sur notre site web pour la présentation visuelle des informations géographiques. En utilisant Google Maps, les informations relatives à l'utilisation de notre site web, y compris votre adresse IP, sont transmises à un serveur de Google aux États-Unis et y sont stockées. Il est possible de désactiver Google Maps et d'empêcher le transfert de données vers Google en désactivant JavaScript dans votre navigateur. Toutefois, nous tenons à souligner que dans ce cas, vous ne pourrez pas utiliser l'affichage de la carte. Vous trouverez de plus amples informations sur la collecte, le traitement et l'utilisation de vos données par Google ainsi que sur vos droits à cet égard dans la Politique de Protection des Données Personnelles de Google et dans les conditions d'utilisation supplémentaires de Google Maps ou Google Earth. Le fait de ne pas désactiver les services concernés sera considéré comme un consentement au traitement des données à cette fin et un consentement au transfert de données vers les États-Unis (voir section 17, deuxième et troisième paragraphes). 8. Réseaux sociaux Notre site web peut contenir des liens vers des réseaux sociaux. Les liens ne conduisent pas à la transmission de données au fournisseur sans que l'utilisateur n'ait d'influence lors du chargement de notre page web (pas de "plugins"). Derrière les boutons des réseaux sociaux, il n'y a qu'un lien vers notre présence sur le réseau concerné. Aucune donnée d'utilisateur n'est transmise de nos sites web au réseau social. Notre site web peut comporter les liens suivants :
Facebook de Facebook Ireland Ltd, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland, respectivement Facebook Inc, 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA Instagram de Instagram Inc, 1601 Willow Road, Menlo Park, CA 94025, États-Unis YouTube géré par Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, respectivement Google Inc, 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043- 1351, USA LinkedIn de LinkedIn Corporation, 2029 Sterlin Court, Mountain View, CA 94043, États-Unis Lorsque vous appelez un lien vers l'un de nos profils de réseau, une connexion directe est établie entre votre navigateur et le serveur du réseau social concerné. Le réseau est ainsi informé que vous avez utilisé votre adresse IP pour visiter nos sites web et appeler le lien. Si vous vous connectez à un réseau alors que vous êtes connecté à votre compte sur ce réseau, le contenu de nos sites peut être lié à votre profil sur le réseau, ce qui signifie que le réseau peut associer votre visite sur notre site web directement à votre compte. Si vous souhaitez éviter cela, vous devez vous déconnecter avant de cliquer sur un lien. Dans tous les cas, une mission a lieu lorsque vous vous connectez au réseau en question après avoir cliqué sur le lien. 9. Devenir client chez nous A. Sur notre page web Notre site web contient un lien actif vers notre logiciel opérationnel Nexudus qui vous permet d’être client chez nous et dont les données sont hébergées aux Etats-Unis. Les informations qui vous seront demandées sont les suivantes : Nom complet Surnom Numéro de téléphone Numéro de téléphone portable Genre Date de naissance e-mail Adresse avec ville – code postal et pays Entreprise (pour les clients professionnels) * Identifiant de TVA/fiscal Site web de la société Photo Couverture de la page de profil Adresse de facturation avec ville – code postal, département et pays Nom de l’entreprise avec secteur et fonction Bio Compétences
Confidentialité du profil avec case d’acceptation Mot de passe Case d’acceptation de réception d’e-mail sur votre site Voisins de référence Les informations marquées d'un () sont obligatoires. Notre site web contient également un lien actif pour le paiement de nos services et qui s’appelle Stripe. Les données sont stockées aux Etats-Unis, mais elles sont détruites automatiquement si vous le désirez B. Sur site Dès que vous désirez réaliser un rendez-vous avec l’un de nos space managers sur site, nous vous proposons des créneaux disponibles sur l’application Calendly. Les informations à fournir sur cette dernière, dont les données sont stockées aux Etats- Unis, sont les suivantes : Nom complet e-mail Les informations marquées d'un () sont obligatoires. Afin de pouvoir accéder à nos sites physiques, nous utilisons deux applications de contrôle d’accès : Salto et Glutz. Les données personnelles chez Salto Suisse sont stockées en priorité aux Pays-Bas, mais elles peuvent être également stockées et transférées en back up en Irlande. Dans le cas de Glutz les données personnelles sont stockées en Suisse et au sein de l’Union Européenne. Les informations à fournir sur ces applications sont les suivantes : Nom complet e-mail Les informations marquées d'un () sont obligatoires. L’accès à nos réseaux wifi passe par deux prestataires Swisscom : Evolink ou Net Oxygen. Les données personnelles sont stockées en Suisse et au sein de l’Union Européenne dans le cas de Net Oxygen et en Suisse dans le cas d’Evolink. Les informations à fournir, pour avoir accès au réseau wifi sur site, sont les suivantes et elles passent par portail captif : Nom complet e-mail
Les informations marquées d'un () sont obligatoires. Si un client désire imprimer sur l’un de nos sites, il doit mettre une certaine information personnelle sur la plateforme dédiée Axius. e-mail L’information marquée d’un (*) est obligatoire 10. Période de rétention Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour la fourniture des services susmentionnés ainsi que pour le traitement ultérieur, sous réserve d’autres obligations légales contraires nous obligeant à les conserver plus longtemps. Les données contractuelles seront conservées par nous pendant une période plus longue si cela est prescrit par les obligations légales de conservation ou si nous avons un autre intérêt légitime à le faire. Les obligations de stockage qui nous obligent à conserver des données résultent notamment des réglementations en matière de droit comptable et fiscal. Selon cette réglementation, les communications commerciales, les contrats conclus et les pièces comptables doivent être conservés pendant dix ans après la fin de l'année au cours de laquelle ils ont été traités pour la dernière fois. 11. Utilisation de vos données à l’intérieur du groupe Voisins Dans le cadre de la fourniture de nos différents services, vos données peuvent être transmises aux différentes entités du groupe Voisins, à savoir Voisins Services SA et ses filiales, lesquelles sont soumises à la présente politique de confidentialité. Parallèlement à cela, nous vous partageons le fait que nous travaillons en direct avec Intrum, qui est notre prestataire de services en matière de contrôle de solvabilité. Nous partageons donc vos données avec ce prestataire en cas de litige de facturation ou de solvabilité. 12. Transfert de données à des tiers Nous ne transmettons vos données personnelles que si vous y avez expressément consenti, s'il existe une obligation légale de le faire ou si cela est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles ou pour faire valoir nos droits, en particulier pour faire valoir des créances découlant de la relation contractuelle. En outre, nous transmettons vos données à des tiers dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre de l'utilisation de notre site web ou de l'application et de l'exécution du contrat (également en dehors de notre site web). Certains tiers ont déjà été mentionnés (Google Inc.). Nos sites web sont hébergés sur des serveurs en Suisse. Les données sont transmises dans le but de remplir nos obligations précontractuelles et contractuelles et de fournir et maintenir les fonctionnalités de notre site web et de nos applications.
- Transfert de données à caractère personnel à l'étranger Nous pouvons également transférer vos données personnelles à des sociétés terces (prestataires de services mandatés) à l'étranger aux fins du traitement des données décrit dans la présente politique de protection des données personnelles. Ces entreprises sont tenues, dans la même mesure que nous, de protéger vos données. Si le niveau de protection des données dans un pays ne correspond pas à celui de la Suisse, nous veillerons par contrat à ce que la protection de vos données personnelles corresponde à tout moment à celle de la Suisse. Par souci d'exhaustivité, nous notons que dans le cadre de la législation américaine, les autorités américaines peuvent prendre des mesures de surveillance et accéder aux données, qui peuvent également inclure des données transférées de la Suisse vers les États-Unis. Cela se fait sans distinction, restriction ou exception fondée sur l'objectif poursuivi et sans critères objectifs qui permettraient de limiter l'accès des autorités américaines aux données à caractère personnel et leur utilisation ultérieure à certaines fins strictement limitées qui justifieraient l'accès à ces données. En outre, aux États-Unis il n'existe aucun recours juridique pour les personnes concernées en Suisse qui leur permettrait d'accéder, de rectifier ou de supprimer des données les concernant qui font l'objet d'une action gouvernementale, et il n'existe aucune protection juridique efface contre les droits d'accès généraux des autorités américaines. Nous tenons à signaler aux utilisateurs que de l'avis des autorités compétentes en Suisse - en partie à cause des problèmes mentionnés dans cette section - les États- Unis ne disposent pas d'un niveau de protection des données adéquat. Si les destinataires des données (par exemple, Google) sont basés aux États-Unis ou sont censés effectuer le traitement des données pertinentes aux États-Unis, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour garantir que vos données sont protégées à un niveau approprié avec nos partenaires par des accords contractuels avec ces sociétés et, si nécessaire, par des garanties supplémentaires pour protéger les droits des personnes dont les données personnelles sont transférées vers un pays tiers. Nous attirons expressément votre attention sur cette situation juridique et factuelle afin que vous puissiez prendre une décision éclairée quant à votre consentement à la divulgation de vos données à des personnes qui sont domiciliées aux États-Unis ou qui sont susceptibles d'effectuer le traitement des données concernées aux États-Unis.
- Droit d'information, de rectification, de restriction, de suppression et de révocation Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement des données, notamment au traitement des données en rapport avec la publicité directe (par exemple contre les courriers électroniques publicitaires).
Vous avez également les droits suivants : Droit à l'information : Vous avez le droit d'exiger à tout moment un accès gratuit aux données personnelles vous concernant qui sont stockées chez nous si nous les traitons. Cela vous donne la possibilité de vérifier quelles données personnelles nous traitons à votre sujet, sous réserve d’obligations légales contraire. Droit de rectification : Vous avez le droit de faire rectifier des données à caractère personnel qui seraient incorrectes ou incomplètes et d'être informé de la rectification. Dans ce cas, nous informerons les destinataires des données concernées des ajustements effectués, à moins que cela ne soit impossible ou n'implique un effort disproportionné. Droit de restriction : Sous certaines conditions légales, vous avez le droit de demander que le traitement de vos données à caractère personnel soit limité. Droit de suppression : Vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles dans certaines circonstances. Dans des cas individuels, le droit de suppression peut être exclu, en particulier si une obligation légale nous l’oblige. Droit de révocation : En principe vous avez le droit de révoquer à tout moment un consentement donné. Les activités de traitement fondées sur votre consentement passé restent valables pour le traitement des données comptables ou fiscales. Cela étant, en cas de révocation de votre consentement au traitement de vos données, nous pourrions ne plus être en mesure de vous fournir nos services. 15. Sécurité des données Nous utilisons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles stockées chez nous contre la manipulation, la perte partielle ou totale et contre l'accès non autorisé de tiers. Nos mesures de sécurité sont constamment améliorées en fonction des évolutions technologiques. Nous prenons également très au sérieux la protection interne des données. Nos employés et les entreprises de services que nous mandatons se sont engagés envers nous de maintenir la confidentialité et respecter les réglementations relatives à la protection des données. En cas de violation de la sécurité des données entraînant vraisemblablement un risque élevé pour la personnalité, ou les droits fondamentaux, nous en informons immédiatement le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). 16. Droit applicable et for La présente Politique de confidentialité est régie conformément au droit suisse.
En cas de litige relatif à la protection des données, les tribunaux ordinaires de la République et Canton de Genève sont compétents.